Privacy Statement Alphabet Nederland B.V.

Algemeen

Privacy Statement Alphabet Nederland BV

Alphabet Nederland B.V. (hierna Alphabet) is een dienstverlener in mobiliteitsoplossingen. In die hoedanigheid verwerken wij gegevens van personen. De meeste gegevens die wij verwerken hebben te maken met het aanbieden van onze mobiliteitsoplossingen aan klanten. Zoals de mogelijkheid tot leasen van een auto, LCV of zelfs een fiets, maar ook het verstrekken van een mobiliteitskaart en verhuur van auto’s. Daarbij ontvangen en verwerken wij persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens van klanten (werkgevers),  hun werknemers en vennootschappelijke bestuurders en/of vertegenwoordigers van (mogelijke) zakelijke partners. En in geval B2E (business to employee) en in geval van private lease verwerken wij ook gegevens van private lease klanten. Dit statement is van toepassing op persoonlijke gegevens die wij ontvangen van en over deze individuen.

Verwerking van uw gegevens begint al bij het acquisitie-proces voor de leaseauto, het maken van een offerte voor de leaseauto en het besluit om betreffende leaseauto te bestellen/accepteren. Hiervoor krijgen wij persoonsgegevens van uw werkgever of van u zelf als medewerker / private lease klant. Daarna volgen nog vele momenten waarbij uw gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld als uw voertuig betrokken is bij een ongeval, indien schade gerepareerd moet worden of als wij verkeersboetes voor uw voertuig ontvangen. Ook voor onze aanvullende diensten, zoals het verstrekken van een tankpas, mobiliteitskaart, hulp bij pech en autoverhuur verwerken wij uw gegevens.

Wij begrijpen dat het gebruik van uw gegevens uw vertrouwen vereist. We zullen daarom de hoogst mogelijke data privacy standaards hanteren en uw data alleen gebruiken voor duidelijk beschreven doeleinden en in overeenstemming met uw data privacy rechten.

Dit privacy statement beschrijft in de volgende secties hoe Alphabet Nederland B.V. de persoonsgegevens van haar (potentiele) klanten en gebruikers van onze mobiliteitsoplossingen verzamelt, verwerkt en gebruikt.

Wijzigingen Privacy Statement

Alphabet kan dit Privacy Statement wijzigen (laatste aanpassing 25 mei 2018). We raden u aan om dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen, in ieder geval als u (opnieuw) persoonsgegevens aan Alphabet verstrekt. Indien Alphabet een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Alphabet persoonsgegevens verwerkt zal Alphabet dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens

Zoals gedefinieerd in de algemeen geldende privacy wetgeving is Alphabet Nederland BV, gevestigd op Takkebijsters 59, 4802 HW Breda (hierna Alphabet en/of wij en/of ons), verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Alphabet heeft Occasion vestigingen in Breda, Zwolle en Amsterdam (Alphabet Occasions). Alphabet heeft ook diverse Rent vestigingen in Amsterdam, Breda, Den Bosch, Den Haag, Eindhoven, Nieuwegein, Rotterdam en Zwolle. Daarnaast maakt Alphabet gebruik van een innamecentrum in Breda voor inname van alle leasevoertuigen waarvan de leasetermijn is vervallen.

Alphabet is onderdeel van de BMW Group AG. Op basis daarvan kunnen wij gegevens delen met BMW Group. Alphabet International is de moedermaatschappij van Alphabet. Ook met deze entiteit kunnen wij uw gegevens delen.

Alphabet is verantwoordelijk voor al uw gegevens die worden verwerkt via de website www.alphabetoccasions.nl, ons klantportaal www.fleetagent.nl en onze app AlphaGuide. Alphabet verwerkt uw gegevens ook als deze door worden doorgegeven door Sales Partners voor zover wordt voldaan aan de vereisten betreffende de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming die daarvoor gelden.

Service partners zoals garages, pechhulp, dealervestigingen zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die u aan hen ter beschikking stelt op het gebied van dienstverlening. Deze service partners verwerken uw gegevens ook indien deze door Alphabet worden doorgegeven voor zover wordt voldaan aan de vereisten betreffende de naleving van de wet inzake gegevensbescherming die daarvoor gelden.

In deze informatie voor de gegevensbescherming wordt ook de wijze van verwerking van uw gegevens door service partners beschreven. Het is echter mogelijk dat deze service partners andere persoonsgegevens verzamelen en hun eigen informatie over gegevensbescherming hebben. In dat geval kunt u de manier waarop uw gegevens worden gebruikt afleiden uit de informatie over gegevensbescherming van de desbetreffende service partner.

Wanneer verzamelt en verwerkt  Alphabet uw persoonsgegevens?

Alphabet verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens onder andere in de volgende gevallen:

  • Wanneer uw werkgever Alphabet gebruikt als leasemaatschappij en deze uw gegevens aan ons heeft doorgegeven voor de afname van producten of diensten;
  • Wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via onze website, via de drivers desk of via FleetAgent, via de SOS pechhulp en indien wij via dealers / sales partners uw gegevens hebben ontvangen omdat u geïnteresseerd bent bijvoorbeeld in onze producten of diensten of indien u vragen hebt;
  • Wanneer u direct producten van ons afneemt (bijv. via de website Alphabet occasions / Alphabet.com);
  • Wanneer u diensten van ons afneemt (bijvoorbeeld Alpha Flex) of voor onderhoud en/of reparatie van uw voertuig in een vestiging van erkende service partners;
  • Wanneer u informatie aanvraagt over onze producten en diensten (bijv. voor toezending van brochure of prijsaanvraag);
  • Wanneer u reageert op onze direct marketing acties bijvoorbeeld wanneer u een antwoordkaart invult of uw gegevens online op een van onze websites verstrekt;
  • Wanneer uw persoonsgegevens naar ons worden doorgestuurd door service partners of derden indien en voor zover wordt voldaan aan de vereisten voor naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming; Bijvoorbeeld als u toestemming hebt gegeven voor de verwerking, u geen bezwaar hebt aangetekend tegen het doorsturen van uw gegevens ten behoeve van klantcontact en/ of schriftelijk contact (zoals het toesturen van het welkomstpakket);
  • Wanneer wij in het kader van de dienstverlening persoonsgegevens over brandstofverbruik, verkeers- en parkeerboetes, schadebeheer, of verzekeringsinformatie van u of onze service partners ontvangen;
  • Wanneer u ons uw voertuiggegevens (met kenteken / voertuigidentificatienummer) doorgeeft, in het kader van de dienstverlening en onderhouds-  en reparatiewerkzaamheden van onze erkende werkplaatsen / dealervestigingen;
  • Wanneer andere BMW Group entiteiten of business partners gegevens van u ter beschikking stellen op een wijze die is toegestaan;
  • Wanneer derde partijen (zoals erkende verkopers) gegevens van u ter beschikking stellen op een manier die is toegestaan.

Wij vragen u vriendelijk om ons te helpen om uw gegevens up to date te houden door ons op de hoogte te houden van wijzigingen in uw persoonsgegevens, in het bijzonder van uw contact / NAW gegevens.

Welke gegevens over u kunnen worden verzameld?

Alphabet kan de volgende gegevens van u verzamelen:

  • Contactgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail adres (en indien van toepassing werkgever);
  • Interesses: informatie die u heeft gegeven over interesses bijv. voor voertuigen
  • Andere persoonlijke gegevens: informatie die u heeft verstrekt, zoals geboortedatum, geslacht, opleiding, grootte van het huishouden of beroepssituatie;
  • Contractuele data: klantnummer, contractnummer, leasebedrag, VIN nummer, kenteken, contract start en eind datum;
  • Gegevens met betrekking tot uw online account: account informatie in klantportaal (FleetAgent) en betalingsgegevens die u hebt ingesteld (bijvoorbeeld credit card nummer)
  • Gebruik van website en communicatie: Informatie over hoe u de website gebruikt en of u berichten van ons opent of doorstuurt, inclusief gegevens die zijn verzameld door middel  van cookies . Meer informatie over Cookies vindt u in ons Cookie statement.
  • Transactie en interactiegegevens: Onderhoudsgegevens, Brandstofverbruik (in geval van een tankkaart), schadegegevens, informatie over aankopen van producten en diensten, interactie met driversdesk en/of sales support (uw verzoeken en klachten) en (sales) partners en dealervestigingen, alsmede deelname aan marktonderzoeken;
  • Gegevens i.v.m. het toetsen van uw kredietwaardigheid en identiteit: gegevens om uw identiteit vast te stellen (bijv. rijbewijs), t.a.v. kredietwaardigheid gegevens zoals een loonstrook of verklaring van uw werkgever, IBAN gegevens; informatie over fraude, strafbare feiten, verdachte transacties, informatie over PEPs en sanctielijsten die uw gegevens bevatten.
  • Gegevens i.v.m. het gebruik van Alphabet Apps en services: gegevens over uw gebruik van de apps van Alphabet (op uw mobiele telefoon) AlphaGuide / AlphaCity
  • Technische gegevens van het voertuig: gegevens die zijn aangemaakt en/of verwerkt in het voertuig dat door u wordt gebruikt. Om de privésfeer van onze klanten te beschermen is de verwerking van technische gegevens over het algemeen specifiek, zonder directe verwijzing naar de klant.
  • Online diensten (van derden): Als uw voertuig verbinding heeft met een mobiele telefoonnetwerk, kunnen hiermee gegevens worden uitgewisseld tussen uw voertuig en andere systemen. De verbinding met het mobiele telefoonnetwerk wordt mogelijk gemaakt door de eigen zender en ontvanger van het voertuig of een mobiel apparaat (zoals een smartphone) dat u meeneemt in het voertuig. Over dit mobiele telefoonnetwerk kunnen online functies worden gebruikt. Dit omvat online diensten en applicaties/apps die worden geleverd door de fabrikant of andere aanbieders. Als u deze diensten gebruikt, vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Alphabet heeft geen invloed op de via deze diensten uitgewisselde inhoud. U moet daarover informatie verkrijgen van betreffende derde van wie u de dienst af neemt over de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de dienst van deze derden.
  • Gegevens ten behoeve van lokalisering van het voertuig: Gegevens over de locatie van uw voertuig of mobiele apparaat. Indien van toepassing kan Alphabet deze gegevens ontvangen en deze gegevens gebruiken in overeenstemming met de gedetailleerde beschrijvingen van de respectievelijke diensten en de veiligheidsmaatregelen voor locatiegegevens.

Alphabet heeft geen toegang tot de operationele gegevens in het voertuig, gegevens m.b.t. betrekking tot comfort (bijv. positie van stoel en stuur) en infotainment. Indien u inzage wilt in deze gegevens kun u contact opnemen met het merk van uw voertuig. Contactgegevens kunt u terugvinden in de respectievelijke privacy statement van de desbetreffende merken. 

Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

Alphabet zal uw gegevens alleen verwerken als dit nodig is voor onze dienstverlening. Wij verwerken uw gegevens in de volgende gevallen:

  • Voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst met u of uw werkgever;
  • Omdat we daar toestemming van u voor hebben gekregen;
  • Omdat wij (of een derde) daar een gerechtvaardigd belang bij hebben; (alleen van toepassing als uw belangen niet zwaarder wegen dan die van ons in afzonderlijke gevallen);
  • Omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn;
  • Omdat dit noodzakelijk is voor uw vitale belangen.

De gegevens die worden verzameld voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst of het leveren van diensten worden voor onderstaande doeleinden verwerkt:

Grondslag

Verwerking doeleinden (o.a.)

Het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst

  • Beoordelen van uw kredietwaardigheid
  • Voor het afleveren van een mobiliteitsoplossing;
  • Voor het correct afhandelen van reparatie, onderhoud en bandenwissel volgens de overeenkomst

Toestemming

  • Marketinggebruik – om diensten van Alphabet te promoten en nieuws en aanbiedingen met u te delen en aan uw profiel aan te passen
  • Onderzoek en ontwikkeling van onze producten en diensten om nog betere diensten te leveren door middel van enquêtes
  • Alle gebruiken waarvoor wij u toestemming nodig hebben staan vermeld in uw dashboard in FleetAgent; u kunt die voorkeur daar ook aanpassen.

Gerechtvaardigd belang

In verband met het voorkomen van fraude en criminele activiteiten – om onze organisatie en de samenleving te beschermen tegen criminaliteit en de gevolgen hiervan.  

Wettelijke verplichting

Om te reageren op bindende verzoeken van autoriteiten of regelgevende partijen

Vitaal belang

In het kader van pechhulp

 

Alphabet Occasions

Op de website van Alphabet Occasions kunt u de door Alphabet aangeboden occasions bekijken. In het kader van verkoopprocessen worden persoonsgegevens gebruikt om inkoopovereenkomsten te beheren en om informatie met betrekking tot de aankoop van uw voertuig aan u over te dragen.

Indien u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing gebruiken wij de volgende gegevens van u:

Indien u een occasion wil kopen / proefrit wil maken:  voornaam, achternaam, contactgegevens, telefoonnummer en mobiel nummer en rijbewijsnummer.

Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid tot financiering: naam, telefoonnummer en/of e-mail adres. Deze gegevens geven wij door aan Alphera Financial Services (www.alpherafs.nl), zodat zij contact met u op kunnen nemen. Alphera Financial Services is net als Alphabet 100% onderdeel van BMW Group.

Indien u een specifieke zoekopdracht wil plaatsen op de site van Alphabet Occasions: voornaam, achternaam, e-mail adres en de door u opgegeven voertuigwensen. Deze zullen wij gebruiken om u te helpen bij het zoeken naar een door u gewenste occasion.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor deze verwerkingen is uitvoering van een overeenkomst, toestemming.

Overige momenten rondom Alphabet/ uw leaseauto waarbij Alphabet persoonsgegevens kan verwerken:

Telefonische communicatie met Alphabet

Alphabet kan telefoongesprekken opnemen en/of elektronische communicatie bewaren.

De volgende gegevens van u kunnen hiervoor worden verwerkt: uw naam, contactgegevens, telefoonnummer, mobiel nummer, gegevens over uw voertuig (waaronder uw kenteken), andere gegevens zoals gegevens over een geschil, of claim.

Alphabet gebruikt deze gegevens voor het evalueren van de kwaliteit van de dienstverlening, voor trainings-, coaching en beoordelingsdoeleinden; voor het verzamelen van bewijsmateriaal bij geschillen en voor het verrichten van onderzoek naar en opsporing van misdrijven.

Vastgelegde elektronische communicatie kan door Alphabet worden verstrekt aan de overheid, dan wel aan die afdeling binnen de  BMW Group die is belast met veiligheidszaken en/of speciale medewerkers die zich bezig houden met de handhaving van bedrijfsregels.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor verwerking van deze gegevens is gerechtvaardigd belang en/of wettelijke verplichting.

 

Communicatie via e-mail of contactformulieren

Gegevens die worden ingevuld in contactformulieren of via info mail adres worden doorgegeven aan de bevoegde afdelingen binnen Alphabet.

Marketingcommunicatie en marktonderzoek gebaseerd op toestemming

Wij informeren u graag persoonlijk en op het moment dat dit voor u relevant is. Deze informatie kan bestaan uit nieuwsbrieven, aanbiedingen of anderszins. Mogelijk kunnen daar voor u voordelen aan verbonden zijn; daarom wijzen wij u graag op deze voordelen. Ook daarvoor verwerken wij uw gegevens, echter niet zonder u daarvoor toestemming te hebben gevraagd.

Indien u toestemming heeft gegeven voor het verdere gebruik van uw persoonsgegevens kunnen wij uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor u toestemming hebt gegeven.

Wij vragen uw toestemming voor  het aanbieden van informatie over de volgende activiteiten:

  • evenementen van Alphabet)
  • kortingen of andere aanbiedingen bij Alphabet
  • klanttevredenheidsonderzoeken van Alphabet  
  • nieuwe producten en diensten van Alphabet)
  • de algemene nieuwsbrief van Alphabet

Deze toestemming kunt u geven  in FleetAgent door de daarvoor bedoelde keuze te maken bij de productinformatie die u graag van ons wenst te ontvangen. Deze toestemming kunt u overigens daar ook net zo gemakkelijk weer intrekken.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor het verwerken van uw gegevens is hier toestemming

Overdracht van gegevens binnen de BMW Group

Alphabet is onderdeel van BMW Group. In sommige gevallen sturen wij uw gegevens, na een zorgvuldige controle door naar BMW Group, die vervolgens verantwoordelijk zijn voor verdere verwerking. Een dergelijke gegevensoverdracht kan zich voordoen onder de volgende omstandigheden en voor de volgende doeleinden:

  • Als u van tevoren uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om uw gegevens te delen met andere ondernemingen van de BMW Group voor promotionele of marketing doeleinden
  • Tijdens groepsrapportages is het mogelijk dat we gegevens doorgeven; we dragen bijvoorbeeld gegevens over voor de respectievelijke voertuigidentificatienummers in geval van leaseauto’s voor de beoordeling van de restwaarden. Om uw belangen te beschermen worden er – naast anonimisering – extra veiligheidsmaatregelen en controles geïmplementeerd waar dat nodig is, zoals strikte beperkingen op toegang tot gegevens, beperkingen in gegevensgebruik, veiligheidsmaatregelen, bewaartermijnen, evenals maatregelen tot besparing van gegevens zoals het uitsluitend verzamelen van relevante gegevens.
  • In sommige gevallen is het noodzakelijk om uw gegevens te verwerken en te bewaren bijvoorbeeld vanwege een gezamenlijk geconsolideerde boekhouding in overeenstemming met de International Financial Reporting Standards (IFRS) voor bedrijven.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor het verwerken is hier toestemming, wettelijke grondslag en gerechtvaardigd belang.

Naleving van verkoop – service- en administratieprocessen van Alphabet

Om voortdurend de klantervaring en samenwerking met partners en klantenservice te optimaliseren, stellen we op basis van contractinformatie beoordelingen en rapporten op en delen we deze met de verantwoordelijke partners. Het belangrijkste doel van deze beoordelingen is om aanvraagprocedures en verkoopprocessen te verbeteren. We stellen de hierboven beschreven rapporten op in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm, d.w.z. dat de ontvangers van de rapporten geen conclusies kunnen trekken met betrekking tot u als persoon uit de gegevens die zij ontvangen.

Er worden ook delen van de verzamelde voertuig specifieke gegevens verwerkt – indien nodig – teneinde te voldoen aan de service processen (waaronder reparaties, garantie en goodwill). Deze verwerking is in het rechtmatige belang van Alphabet om onze klanten de best mogelijke serviceprocessen te bieden. Om de privésfeer van onze klanten te beschermen is de verwerking van technische gegevens over het algemeen voertuig specifiek zonder directe verwijzing naar de klant.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor verwerking is hier gerechtvaardigd belang.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Om uw persoonsgegevens te beschermen treffen wij verschillende  beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling en authenticatie tools die in lijn zijn met de actuele stand van de techniek om de  veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens te beschermen en te behouden.

We kunnen geen 100% bescherming tegen ongeoorloofde toegang garanderen in geval van gegevensoverdracht via het internet of een website, maar wij en onze dienstverleners en zakelijke partners doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming door middel van fysieke, elektronische en procesgerichte veiligheidsmaatregelen overeenkomstig de actuele stand van de techniek. We gebruiken onder meer de volgende voorzieningen:

  • Strikte criteria voor de toestemming om toegang te krijgen tot uw gegevens overeenkomstig het beginsel van ‘noodzaak tot kennisname’ (beperking tot zo min mogelijk mensen) en uitsluitend voor de gespecificeerde doeleinden
  • Uitsluitend overdracht van verzamelde gegevens in versleutelde vorm
  • Bescherming met een firewall van IT-systemen om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang, bijvoorbeeld door hackers
  • Permanente bewaking van toegang tot IT-systemen om misbruik van persoonsgegevens te detecteren en te voorkomen

Als u van ons een wachtwoord hebt ontvangen of zelf een wachtwoord hebt gemaakt om toegang te krijgen tot bepaalde gedeelten van onze website of andere portals, apps of diensten die we exploiteren, bent u er zelf verantwoordelijk voor om dit wachtwoord vertrouwelijk te houden en om te voldoen aan alle overige beveiligingsprocedures waar we u op wijzen. We vragen u met name uw wachtwoord met niemand anders te delen.

Veiligheidsmaatregelen voor locatiegegevens

Bepaalde diensten kunnen alleen worden aangeboden als u uw locatie prijsgeeft of de locatie van uw voertuig bekend maakt. We nemen de vertrouwelijkheid van deze locatiegegevens uiterst serieus.

Uw locatiegegevens (inclusief gegevens die worden ingezien in het kader van onderhoudswerkzaamheden aan het voertuig) zijn daarom beveiligd met de volgende veiligheidsmaatregelen:

  • Ze worden uitsluitend opgeslagen in een vorm die naar u of uw voertuig kan worden teruggeleid voor zover dat is vereist om te voldoen aan het beoogde doel waarvoor opslag noodzakelijk is.
  • Gegevens worden uitsluitend verzameld en geopend in deze vorm wanneer deze zijn vereist om de gevraagde diensten te leveren.
  • Gegevens worden ook verzameld en geopend in deze vorm voor zover we wettelijk verplicht zijn om de gegevens op te slaan of door te geven.
  • Gegevens voor de lokalisering van het voertuig en gegevens voor de lokalisering van een mobiel apparaat/uw mobiele apparaat worden uitsluitend gekoppeld indien dat nodig is om de gevraagde diensten te leveren.
  • Enig ander gebruik van locatiegegevens ten behoeve van analyse vindt plaats met behulp van gegevensbestanden die van tevoren zijn geanonimiseerd.

Indien het voor de uitvoering van onze overeenkomst met uw werkgever niet noodzakelijk is zullen wij locatiegegevens niet doorgeven aan uw werkgever.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

In overeenstemming met artikel 17 van de AVG bewaren we uw gegevens zo lang als nodig is voor de desbetreffende doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken. Als we gegevens voor meerdere doeleinden verwerken, worden deze automatisch verwijderd of opgeslagen in een formaat waardoor deze gegevens niet direct terug te leiden zijn naar u als persoon zodra de laatste taak is uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat al uw gegevens worden verwijderd in overeenstemming met het principe van gegevensminimalisering en artikel 17 van de AVG, heeft Alphabet interne procedures voor verwijdering ontwikkeld. De fundamentele principes waarop uw persoonsgegevens worden verwijderd  zijn hieronder beschreven.

Gebruik voor naleving van een contract
Om te voldoen aan contractuele verplichtingen, kunnen van u verzamelde gegevens worden bewaard zo lang het contract van kracht is en – afhankelijk van de aard en de omvang van het contract – gedurende 7 tot 15 jaar daarna teneinde te voldoen aan de wettelijke vereisten voor bewaring en om enige vragen te kunnen beantwoorden of klachten te kunnen oplossen na beëindiging van het contract.

Bovendien zijn er contracten voor de levering van producten en diensten waarvoor langere bewaartermijnen nodig zijn; zie ook “Gebruik voor de beoordeling van vorderingen” hieronder.

Gebruik voor de beoordeling van vorderingen
Gegevens die naar onze mening nodig zijn om vorderingen tegen ons te beoordelen en te voorkomen of om strafrechtelijke procedures in te stellen of om vorderingen tegen u, ons of derden te voorkomen, kunnen door ons worden bewaard zo lang de betreffende procedures zouden kunnen worden ingesteld.

Gebruik voor klantenservice- en marketingdoeleinden
De van u verzamelde gegevens voor klantenservice- en marketingdoeleinden kunnen gedurende 3 tot 10 jaar worden bewaard, tenzij u wilt dat deze gegevens worden verwijderd en er geen contractuele of wettelijke verplichting is voor bewaring die dit verzoek om verwijdering in de weg staat.

Aan wie geven wij internationaal toegang tot uw gegevens en hoe zorgen wij ervoor dat deze gegevens worden beschermd?

Alphabet is onderdeel van de BMW Group. De persoonsgegevens van klanten van Alphabet kunnen ook worden verwerkt voor en door andere ondernemingen die aan BMW AG zijn verbonden. Klanten kunnen ook worden benaderd voor het product- en dienstenaanbod van andere ondernemingen van de BMW Group, als hiervoor toestemming is verleend door de klant. Persoonsgegevens die door ons en/of BMW Group worden verwerkt worden bij voorkeur verwerkt binnen de EU.

Indien gegevens worden verwerkt in landen buiten de EU, gebruikt Alphabet standaardcontracten van de EU, inclusief passende technische en organisatorische maatregelen, om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op hetzelfde niveau worden verwerkt als geldt volgens Europese gegevensbescherming.

In sommige landen buiten de EU, zoals Canada en Zwitserland, heeft de EU reeds een niveau van gegevensbescherming vastgesteld dat vergelijkbaar is met dat van Europa. Een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming betekent dat voor gegevensoverdracht naar deze landen geen speciale toestemming of overeenkomst nodig is.

Hoe kunt u uw gegevens inzien en uw privacy voorkeuren wijzigen?

U heeft toegang tot de persoonsgegevens die we van u bewaren via FleetAgent, ons online CRM portal. Indien toegestaan is het ook mogelijk uw gegevens daar te wijzigen.

U kunt hier ook de door u gegeven toestemming voor promotionele communicatie, nieuwsbrieven, en overige marketingcommunicatie inzien en eventueel ook wijzigen.

De instellingen voor het gebruik van uw gegevens door service partners kunnen echter niet worden gewijzigd in uw online account. Om deze te wijzigen of indien u hier vragen hebt over het gebruik van deze gegevens, moet u daarom rechtstreeks contact opnemen met de respectievelijke service partners.

Contact met ons, uw privacy rechten en uw recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens

Als u vragen heeft over het gebruik van uw gegevens door ons, de manier waarop wij daarmee omgaan of over dit privacy statement dan kunt u contact opnemen met Alphabet Nederland BV via onderstaande adresgegevens:

  • E mail adres: info-nl@alphabet.com
  • Telefoonnummer: 076 579 3200  (dagelijks tussen 8.00 en 17.30)

Uiteraard kunt u ook rechtstreeks contact op nemen met de verantwoordelijke Data Privacy Protection Officer (DPPO) via onderstaande mailbox:

data_privacy@alphabet.com

Uw privacy rechten:

In overeenstemming met de AVG heeft u als individu de volgende rechten die u in uw relatie tot ons kunt gebruiken. In de volgende sectie worden uw rechten toegelicht zoals deze zijn gedefinieerd in de AVG. Afhankelijk van het type en de omvang van uw verzoek, kunnen we u vragen om uw verzoek schriftelijk in te dienen.

Overeenkomstig de AVG hebt u als betrokkene met name de volgende rechten ten aanzien van Alphabet:

Recht op inzage en correctie (artikel 15 en 16 AVG)

U kunt ons altijd vragen welke gegevens wij van u verwerken. Deze informatie heeft onder andere betrekking op de gegevenscategorieën die we verwerken, de doeleinden voor de verwerking, de herkomst van de gegevens (indien we deze niet rechtstreeks van u ontvangen hebben) en, indien van toepassing, de ontvangers aan wie we uw gegevens hebben doorgestuurd.

Indien u inzicht wil hebben in de gegevens die van u door Alphabet worden verwerkt, verwijzen wij u in eerste instantie naar de portal Fleet Agent. Hier kunt u de persoonsgegevens inzien die wij van u hebben ontvangen en ook uw de door u ontvangen gegevens t.a.v. uw voertuig (zoals tankbeurten, schades en verkeers- en parkeerboetes).

Inzicht in gemaakte keuzes (toestemming):

Wij bieden u de mogelijkheid om zelf aan te geven of wij uw persoonsgegevens mogen gebruiken /verwerken voor commerciële benadering (aanbiedingen) of analysedoeleinden (surveys). Een overzicht van de keuzes die u wij van u hebben geregistreerd vindt u eveneens in de portal Fleet Agent. Hier bieden wij ook de mogelijkheid om uw eerder gemaakte keuzes op ieder moment eenvoudig te wijzigen.

Recht op correctie

U kunt ons vragen om uw gegevens te corrigeren. Wij zullen de juiste maatregelen nemen om er voor te zorgen dat de gegevens die wij van u hebben op een correcte manier te verwerken en om deze zo up to date mogelijk te houden, gebaseerd op de meest recente informatie die wij ter beschikking hebben.

Verzoek tot inzage

Kunt u de informatie die u zoekt niet vinden dan kunt u een verzoek tot inzage indienen. Deze informatie wordt gratis verstrekt. Als u geïnteresseerd bent in extra overzichten houden wij het recht voor om u een vergoeding te vragen voor deze extra kopieën.

 U kunt dit overzicht ontvangen door een brief te sturen naar:

Alphabet Nederland BV

T.a.v. de afdeling Compliance / DPPO

Takkebijsters 59

Postbus 6890

4802 HW Breda

Hierbij moet een kopie van een geldig wettelijk identiteitsbewijs worden meegestuurd; deze dient te worden aangeleverd conform instructies van de rijksoverheid (zie bijgaande link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs).

Recht om uw gegevens te verwijderen (artikel 17 AVG):

U kunt een verzoek indienen om uw gegevens te verwijderen. Wij kunnen alleen aan dit verzoek voldoen als aan bepaalde wettelijke vereisten is voldaan. In overeenstemming met artikel 17 van de AVG kan dit het geval zijn indien:

  • Uw gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij werden verkregen of verwerkt;
  • U uw toestemming intrekt, die de basis was voor het verwerken van de persoonsgegevens en er geen andere wettelijke grondslag is om deze te verwerken
  • U bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens en er geen andere legitieme reden is om deze te verwerken of indien u bezwaar heeft tegen het verwerken van uw gegevens voor direct marketing;
  • Indien de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Of indien de verwerking niet noodzakelijk is

  • Om er voor te zorgen dat wordt voldaan aan een wettelijke verplichting waardoor wij verplicht zijn om uw gegevens te verwerken;
  • In het bijzonder in verband met wettelijke bewaartermijnen
  • Om rechtsvorderingen te doen gelden / uit te oefenen of ter verwering / verdediging tegen juridische claims.

Recht om uw data te blokkeren / op beperking van verwerking (artikel 18 AVG):

U kunt ons verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken / te blokkeren indien:

  • U de juistheid van uw gegevens betwist - dit kan alleen voor de periode die wij nodig hebben om de juistheid van uw gegevens te controleren
  • Verwerking van de gegevens onrechtmatig is, maar u de gegevens niet wilt laten verwijderen en in plaats daarvan om een beperking van gebruik vraagt.
  • Wij uw gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze gegevens wel nodig heeft om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren;
  • U een bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, maar er nog niet besloten is of onze rechtmatige gronden zwaarder wegen dan uw redenen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Data portabiliteit artikel 20 AVG) 

Op uw verzoek sturen wij, indien dat technisch mogelijk is door naar een andere verantwoordelijke entiteit of kunt u bepaalde gegevens van ons meekrijgen op een overdraagbare gegevensdrager. Dit recht is alleen van toepassing indien de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming of vereist is om een contract uit te voeren.

Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U kunt op elk gewenst moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, om redenen die voortkomen uit een bijzondere situatie voor u, vooropgesteld dat de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming of ons rechtmatig belang of dat van een derde. In dat geval zullen wij niet langer uw gegevens verwerken. Dit laatste is niet van toepassing indien wij kunnen aantonen dat er dwingende, verdedigbare redenen voor verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen. Of indien we uw gegevens nodig hebben om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren.

Tijdslijnen om te voldoen aan uw individuele rechten

Over het algemeen zullen wij ons best doen om binnen 30 dagen aan uw verzoek te voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkene / afhankelijk van de reden die ten grondslag ligt aan een specifiek individueel recht of vanwege de complexiteit van uw verzoek.

Beperking in het voorzien aan informatie ten aanzien van uw rechten

Als u een verzoek met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten tot ons richt, zullen wij spoedig laten weten of en in hoeverre wij aan uw verzoek kunnen voldoen. In sommige gevallen mogen wij dit verzoek namelijk weigeren, bijvoorbeeld als u ons vraagt gegevens te wissen die wij nog nodig hebben vanwege belastingtechnische redenen of andere wettelijke vereisten. Als dit het geval is zullen wij uitleggen waarom wij niet geheel aan uw verzoek kunnen voldoen. 

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Alphabet neemt uw opmerkingen/ bezwaren en rechten ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens serieus. Als u echter van mening bent dat wij uw opmerking of bezwaar hierover niet naar behoren hebben behandeld, hebt u het recht om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.